GTD : 5 étapes pour s’organiser avec la méthode Getting Things Done

La méthode GTD (Getting Things Done) est la méthode présentée par David Allen dans son livre « s’organiser pour réussir », qui est un Best Seller international. Dans le sondage qui est actuellement en cours sur le blog, je vous ai demandé que!le était votre principale difficulté pour vivre la vie de vos rêves. Bien sûr, votre préoccupation principale ne pouvait pas être très différente de celle qui m’a empêchée d’être plus heureuse et de reprendre ma vie en main pendant des années:
le manque de temps.
Et ce qui se cache derrière : notre difficulté à nous organiser efficacement  pour libérer du temps pour l’essentiel.
J’ai découvert la méthode GTD il y a deux ans maintenant, et je l’applique encore chaque jour. Mieux m’organiser au quotidien m’a permis de changer ma vie en profondeur, d’accorder du temps pour ce qui était important, ma famille, mes enfants, de continuer à travailler, tout en créant parallèlement une nouvelle entreprise. J’ai donc décidé de partager avec vous dans cet article les 5 étapes à suivre pour appliquer la méthode GTD dans votre quotidien.

GTD: L’objectif de la méthode

 Son auteur, David Allen, travaille principalement en entreprise, et c’est le constat de la multiplication des tâches et de la polyvalence qui l’a incité à mettre au point sa nouvelle méthode d’organisation. Mais elle n’est pas réservée au monde du travail, loin de là, et nous avons énormément de bénéfices à tirer à l’appliquer dans notre organisation personnelle.
Son objectif : être plus régulièrement en état de flow, c’est-à-dire pleinement focalisées sur un objectif à la fois. Car c’est là qu’on est le plus efficaces, et le plus satisfaites de nos accomplissements.
Voici les 5 étapes les plus importantes que j’ai retenues de la méthode GTD et que j’applique moi-même chaque jour.

Étape 1: je teste la méthode GTD

 Nous essayons de faire beaucoup de choses à la fois, et cela disperse nos efforts. Notre esprit est constamment occupé par une multitude d’objectifs, de projets, de petites tâches à faire. Le souci est que même inconsciemment toutes ces questions non résolues prennent de la place dans notre esprit. Elles créent un sentiment d’impuissance, d’épuisement, de culpabilité même, de ne pas être aussi efficaces qu’on le voudrait.

  • Exercice pratique : prenez une feuille de papier et écrivez votre projet principal, celui auquel vous pensez le plus en ce moment. Décrivez en une phrase comment vous voudriez accomplir ce projet. Puis écrivez la première action qu’il est nécessaire de faire pour avancer en direction de ce projet.

Par exemple, si votre projet principal en ce moment est d’écrire un livre, vous pourriez écrire « Livre. Écrire un livre. Prendre mon cahier d’écriture et écrire le résumé du livre. »

Comment vous sentez-vous à présent ? Normalement, vous devriez être plus confiante quant à la réalisation de cet objectif, car vous avez clarifié la situation et fait de la place dans votre esprit.

Vous êtes prêtes à présent pour faire le grand ménage dans vos obligations avec la méthode GTD 🙂

Étape 2: je liste mes tâches en cours

 À présent, vous allez devoir aller plus loin pour libérer votre esprit du stock de choses à faire qui sont accumulées, qui vous dispersent et consomment votre énergie. C’est une étape de la méthode GTD qui est longue, mais absolument indispensable.

Il faut recenser toutes les tâches, les petites idées, les préoccupations que vous avez en cours et qui ne sont pas achevées. Vous pouvez les collecter sur le support de votre choix, mais l’idée est que ce soit un support accessible sur lequel vous pourrez collecter au fil de l’eau les nouvelles tâches qui viendront s’ajouter à celles d’aujourd’hui.

Cela pourrait prendre la forme d’une note sur votre téléphone, si vous l’avez souvent sur vous et le consultez régulièrement. Ce peut-être également un cahier papier, un Bullet Journal si vous utilisez cet outil, ou encore un fichier Word.

Laissez quelques lignes entre chaque tâche que vous allez lister, car vous allez devoir approfondir chacune d’entre elles pour vous mettre en mode action.

Étape 3: je traite les différentes tâches

 Une fois la liste complète de vos taches en cours affaire terminée, la méthode GTD vous invite à traiter chacune d’entre elles en déterminant concrètement l’action qu’il est nécessaire de faire pour la réaliser.

Répondez à côté de chaque tâche à la question suivante : quelle est la première action à exécuter ?
Puis indiquez combien de temps approximativement vous serait nécessaire pour l’accomplir.

Procédez ainsi pour chacune des tâches de votre liste.

méthode GTD
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Étape 4: j’organise mon plan d’actions

 À présent, vous avez devant les yeux la liste de toutes les tâches, des engagements, des projets que vous avez en cours ou que vous souhaitez accomplir.
Vous savez à présent quelle est la première action qui doit être mise en œuvre pour avancer pour chacune d’entre elles. Vous connaissez également la durée approximative de chacune de ces actions.

Vous allez organiser votre plan d’action pour mener à bien toutes ces tâches. Pour celles qui prennent moins de deux minutes, selon le temps dont vous disposez, exécutez-les immédiatement ou dès que possible.

Pour celles qui prennent plus de deux minutes, et celles de moins de deux minutes que vous ne pouvez exécuter tout de suite, planifiez-les dans un outil unique. Ou bien, si c’est possible, organisez leur délégation.

Personnellement, j’utilise le calendrier de mon téléphone pour recenser tout ce que j’ai à faire. J’aime particulièrement la fonction qui me permet de planifier les tâches périodiques, et la possibilité de mettre des alertes pour ne pas oublier les tâches importantes. Et comme mon planning évolue également régulièrement, j’aime la faculté de le mettre à jour sans ratures.

Bien sûr, c’est l’étape la plus longue de la méthode GTD, parce qu’on doit gérer tout le stock des tâches en cours et des projets non achevés. Mais c’est un travail nécessaire pour clarifier son esprit et repartir sur de bonnes bases.

Étape 5: j’applique GTD au quotidien

 Une fois effectué ce travail pour l’ensemble de vos tâches en stock, il est important de mettre en place ces bonnes habitudes au quotidien pour gérer le flux des tâches, projets, idées, engagements qui naissent chaque jour.

À chaque fois qu’une nouvelle tâche arrive, adoptez une première habitude, celle de réfléchir à ce nouvel engagement. Nous osons rarement dire non, et parfois pour cela nous acceptons trop de nouvelles choses. C’est aussi cette pression que nous nous imposons qui est responsable de notre stress, et de notre manque de temps. Prenez l’habitude de dire non, de refuser un nouvel engagement, ou tout du moins de le renégocier.
« D’accord, ce dossier est important, dans ce cas qu’est-ce que je peux laisser de côté ? »
 » Je veux bien faire ça, mais dans ce cas je ne pourrai pas faire ça, est-ce que c’est d’accord ? »

Une fois l’engagement accepté et validé, prenez l’habitude de le consigner dans l’outil que vous avez choisi. Et décrivez immédiatement la première action à effectuer pour avancer dans ce projet. Identifier la première action prend souvent moins d’une minute, et elle fait gagner un temps fou, puisqu’elle nous place immédiatement dans un mode de fonctionnement propice à l’action.

Si elle dure moins de deux minutes, exécutez-la tout de suite sans la consigner, ni la reporter. Bien sûr, l’idée n’est pas de passer plus de temps à organiser une action qu’à la réaliser directement 🙂

Si elle dure plus de deux minutes, que vous n’avez pas le temps ou la possibilité de l’accomplir, planifiez-la immédiatement sans attendre.

Prenez également l’habitude de suivre votre planning, par exemple jetez un œil sur votre calendrier une fois par semaine, ou en début de journée, afin de ne pas oublier les actions que vous avez à réaliser. Si c’est possible, programmez des alertes pour les actions importantes que vous risquez de perdre en cours de route.


Voilà, vous savez à présent tout de cet outil merveilleux qu’est la méthode GTD et de comment l’appliquer dans votre quotidien. Je souhaite sincèrement qu’elle vous apporte autant qu’à moi, et qu’elle vous invite à vaincre le manque de temps !

Et vous, quels sont vos trucs pour vous organiser et gagner du temps au quotidien ?

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GTD : 5 étapes pour s’organiser avec la méthode Getting Things Done
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3 Comments

  1. Bonjour,

    Tout d’abord, merci pour ces articles hebdomadaires toujours très intéressants!

    Moi mon souci, c’est la réalisation. J’ai beau me faire des listes, découper les tâches en petites actions, j’ai du mal à avancer dans ma liste car je trouve toujours mieux à faire que de gérer la paperasse, le ménage, les coups de fils à passer…(et pourtant je n’ai pas de famille à charge, juste moi à m’occuper). Du coup, les listes ont plus tendance à me faire culpabiliser qu’autre chose car chaque soir, je me dis « tu aurais quand même pu faire ça, ce n’était pas si terrible… ». Je fais tout au dernier moment, j’ai toujours l’impression de courir, je me dis « plus jamais » et je retombe dans le même cercle vicieux.

    Une petite astuce pour m’aider?

    Merci et bonne semaine à toutes!

    1. Bonsoir Julie, oui, figure-toi que j’ai une petite astuce toute fraîche car je viens juste de l’utiliser. Cette semaine, on relève justement un défi organisation, et à midi j’ai donc pris le temps de lister le stock de mes tâches en cours ou à faire à la maison. Et ce soir, j’ai pris 30 minutes pour avancer sur les petites tâches. Et j’ai senti que j’avais une résistance à faire certaines choses. Par exemple, m’occuper du cadeau de mon petit frère, ou encore décider de ce que je vais faire des belles photos que l’on a reçues il y a quelques temps. Et bien au lieu de prendre tout de suite une décision sur cela, ou le faire tout de suite, j’ai décomposé ces tâches en me disant « quelle est la première chose à faire pour avancer là-dessus? ». Pour les photos, discuter avec mon mari pour savoir ce qu’on encadre et où on les met. Je l’ai donc planifié pour demain après-midi car on aura un moment tous les deux. Pour le cadeau, téléphoner à mon père demain soir pour savoir ce qui lui ferait plaisir. Planifié pour demain soir. J’ai mis mon cerveau en mode marche pour ces tâches, et elles sont planifiées. J’ai fait mon boulot pour aujourd’hui, je n’aurai pas le choix quand le rappel sonnera demain…

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