3 techniques testées pour des journées productives et sans friction

Julien Gueniat aide les travailleurs du savoir à créer un cerveau numérique afin d’être plus productifs et sereins dans un monde qu’il qualifie de chaotique. Il est aussi l’auteur du livre “2h chrono pour mieux s’organiser” et le fondateur du site Organisologie.com. Aujourd’hui, il est l’auteur de cet article pour le blog Les Défis des Filles Zen.

99% des « experts » vous présentent des techniques de productivité sans vous mettre en garde contre le piège de l’efficience.

Le piège de l’efficience vous mène sur le court terme aux journées sans fin… et sur le long terme au surmenage.

Le piège consiste à faire ce que vous faites aujourd’hui avec moins de ressources.

Le piège de l’efficience fait rêver et part d’une excellente intention : après tout, qui n’a pas envie de réussir à écrire en 1 heure un article qui nécessite habituellement 2 heures…

• Ou réussir à cuisiner tous les repas de la semaine en 2 heures au lieu de 4 heures…
• Ou terminer, faire un devis en une heure au lieu de deux…

Et au début, vous gagnez du temps, mais les clients (ou vos collègues) le remarquent et vous vous retrouvez rapidement à utiliser ces ressources gagnées pour de nouveaux projets, de nouvelles tâches.

Et même si vous arrivez à dire non aux clients… vous pensez pouvoir faire plus… et vous vous éparpillez sur de nouveaux projets.

Et en moins de deux, vous êtes à nouveau sous l’eau.

Les gains gagnés en utilisant des techniques isolées pour être plus productif… sont temporaires.

La vérité cachée par les gourous de la productivité ?

Les gens cherchent la productivité à outrance en pensant qu’un jour ils réaliseront un projet qui leur permettra de guérir de leur insécurité. 

Mais comme disait Alan Watts, le désir de sécurité et la sensation d’insécurité sont les deux faces de la même pièce.

Sans surprise, même avec toutes les techniques de productivité du monde, l’insécurité demeure. Car nous sommes des humains. Nous ne sommes pas des demi-dieux. Nous avons des limites. Nos journées durent 24 heures et nos désirs sont sans fin.

Conséquence ?

Vous n’aurez jamais suffisamment de ressources pour faire tout ce que vous souhaitez faire. Il y aura toujours un nouveau restaurant à découvrir, un nouveau livre à parcourir, un nouvel objectif à accomplir.

(Surtout si vous lisez cet article)

Donc ?

Au plus vite vous réalisez que des choix difficiles doivent être pris (concrètement : des projets que vous ne ferez pas, des passions que vous ne suivrez pas, des relations que vous entretiendrez pas, des tâches que vous ne commencerez pas) et au plus vite vous aurez les ressources pour bien faire ce que vous décidez de faire.

Plutôt que de jongler avec 10 balles en prenant les risques de toutes les faire tomber… vous vous engagerez à être un pro du jonglage à 3 balles. Cela vous permettra de gérer les imprévus avec plus d’aisance : une quatrième balle ne sera pas un problème.

Comment être plus productif sans tomber dans le piège de l’efficience…

… qui mène tout droit à l’épuisement ?

Voilà une question intéressante. 

Voici mes 3 conseils que j’applique dans mon quotidien depuis des années. Prenez celui qui vous parle le plus… et essayez de l’implémenter progressivement dans vos journées. Ne visez pas la perfection, gardez plutôt ma devise à l’esprit “d’abord faire fonctionner, puis améliorer”.

1. Payez votre corps en premier

Vous et moi nous avons plusieurs points en commun. Certes, l’organisation nous intéresse, la productivité également, mais… nous avons un corps.

Se payer en premier fait allusion à l’argent. Si vous voulez épargner de l’argent, vous devez vous payer en premier. 

Autrement, à la fin du mois, vous n’aurez pas d’argent à économiser. Vous l’aurez utilisé, sans vraiment savoir comment.

Il en va de même pour votre corps.

Comme tout système complexe, notre corps a des limites. Il peut encaisser un max. Il peut rester plus ou moins longtemps en dehors de ses limites, mais comme tout système, quand on tire trop longtemps sur la corde, il craque.

Le truc ?

Bien avant de craquer, le corps qui dysfonctionne ne pourra pas délivrer toute sa valeur.

Plutôt que d’ignorer les signaux avant-coureurs en pensant qu’ils vont disparaître comme par magie… je vous invite à sérieusement considérer votre corps et à payer celui-ci en premier. Comment ? 

Dans les choix que vous faites et dans le temps que vous attribuez à celui-ci dans votre planning hebdomadaire.

Cela semble évident, mais c’est toujours par là que je commence.

“L’évolution est plus intelligente que toi” disait Leslie Orgel, le chimiste britannique.

Donc ? L’évolution se serait sacrément plantée, par exemple, en nous forçant à devoir récupérer en 8 heures de sommeil…

Je suis toujours halluciné de voir des entrepreneurs qui génèrent beaucoup d’argents mais qui doivent boire 3 cafés le matin pour se réveiller et utiliser des somnifères le soir pour sombrer dans les bras de Morphée.

Est-ce ça, la définition de la réussite ?

Payez votre corps en premier.

Sommeil, alimentation, sport.

Ajoutez-y des moments où votre esprit peut vagabonder et se lâcher :

Sénèque le disait déjà dans la tranquillité de l’âme : il faut offrir du repos à l’esprit. C’est là qu’il reprend des forces. Un travail trop assidu épuise l’esprit. Le repos et la saine distraction leur redonnent des forces.

Exemple perso : récemment j’ai eu des imprévus qui m’ont fait revoir mes plans. Je voulais envoyer le manuscrit de mon prochain livre à ma coach, terminer de tourner une vidéo et terminer une nouvelle formation.

J’ai fait des concessions : j’ai repoussé l’échéance pour la sortie de la formation et la vidéo pour pouvoir me concentrer sur mon livre, mes séances de sport et mes soirées libres.

Car je sais qu’en ne prenant pas de temps pour moi lors de mes soirées, je menace la qualité de mon sommeil et donc mon énergie le jour suivant.

Payez votre corps en premier.

2. Identifiez et supprimez les « jamais » et « toujours » négatifs

Dans la catégorie des techniques de productivité qui ont permis à mes lecteurs d’agir avec calme et efficacité dans un monde surconnecté, la méthode JA-TO se trouve sur le podium. 

Elle ne s’adresse pas à ceux qui recherchent des pilules magiques et des petits hacks de productivité… mais si vous êtes toujours avec moi, vous avez compris que ces hacks vous amènent dans le piège de la productivité.

La méthode JA-TO consiste à identifier les systèmes récurrents, mais dysfonctionnels qui vous volent… jour après jour, semaine après semaine, mois après mois, du temps. De l’énergie.

Peut-être qu’en lisant le mot “système” vous voyez de la bureaucratie, des outils informatiques avec beaucoup de notifications, mais un système d’organisation personnel n’est rien d’autre qu’un objet + un comportement afin d’obtenir un résultat régulier.

Par exemple, votre brosse à dent (objet) + vos comportements (vous brosser les dents) constitue un système simple élémentaire pour obtenir un résultat régulier (une bonne hygiène buccale, éviter les caries, etc).

Des systèmes élémentaires, nous en avons tous un paquet dans notre quotidien. Malheureusement, nous nous concentrons trop sur ce qui est grand et impressionnant en oubliant que « Les chaînes des habitudes sont trop légères pour être perçues… » disait Samuel Johnson « … jusqu’à ce qu’elles soient trop solides pour être brisées »

Commencez par supprimer les freins « anti-productivité » qui dilapident vos ressources avec régularité.

Comment ?

Écoutez-vous parler :

Chaque fois que vous dites « jamais » ou « toujours » suivis d’un terme négatif, vous êtes probablement en présence d’un problème récurrent qui passe inaperçu.

• Je n’arrive jamais à vider ma boite e-mail…
• Je mange toujours mal…
• Je n’ai jamais d’argent pour…
• Je perds toujours du temps à commencer mon travail..
• Je ne sais jamais pas où commencer…
• Je n’arrive jamais à aller au lit tôt…
• Je me réveille toujours avec une énergie à plat…

Une fois que vous avez identifié un aspect qui ne tourne pas rond, ne vous jetez pas immédiatement sur la première action qui vous vient à l’esprit pour résoudre celui-ci.

Prenez quelques jours pour vous poser la question suivante :

Quelles sont les 5 meilleures idées du jour pour corriger à jamais ce « problème » ?

Chaque jour, reprenez un moment pour répondre à la même question sans consulter vos précédentes réponses. Ainsi ? Vous trouverez des idées qui vous ne seraient pas venues à l’esprit la première fois.

À la fin de la semaine, vous passez en revue toutes les idées listées et vous commencez à mettre en œuvre celle qui vous semble la plus facile.

J’ai écrit un article complet sur la méthode JA-TO.

3. Protégez votre première heure, elle est décisive.

Nous évaluons ce qui nous entoure par comparaison. Un chien est plus grand qu’un autre chien. Une personne est plus intéressante qu’une autre personne.

Nassim Taleb illustre très bien ce concept en disant « La façon la plus rapide de devenir riche est de fréquenter des pauvres. La manière la plus rapide de devenir pauvre est de fréquenter des riches ».

Il en va de même pour l’attractivité de nos tâches : nous évaluons la stimulation d’une tâche par rapport à ce qui précède celle-ci.

Concrètement, si vous commencez votre journée par des activités surstimulantes, vous ressentirez une sorte de résistance invisible au moment de commencer à travailler sur votre dossier de présentation, votre article ou votre tableur Excel.

De quelles activités surstimulantes je parle ?

Votre fil d’actualité, faire du sport, voir des amis, vos e-mails, faire du shopping, sans oublier les vidéos TikTok, YouTube et Instagram.

Ces activités libèrent tellement de dopamine dans votre organisme qu’il y a évidemment un crash au moment de commencer à écrire votre texte.

À l’inverse, si vous commencez votre journée par vider le lave-vaisselle… ou faire les 5 tibétains… alors écrire un texte sera plus facile.

Je n’invente rien : Brian Tracy, auteur du livre « Eat that frog » recommandait déjà de commencer par la tâche la moins stimulante. Et ceci bien avant l’arrivée des outils numériques.

En parlant d’outils numériques, pensez à éloigner votre smartphone :

Une étude conduite par Adrian Ward de l’université du Texas, démontra que « Plus la proximité du téléphone augmente, plus la puissance du cerveau diminue. »

Plus de 500 étudiants ont reçu des tests standards pour mesurer leurs capacités intellectuelles. La seule variable entre les 3 groupes est la localisation de leur smartphone.

Certains étudiants devaient laisser leur smartphone en dehors de la salle de test, d’autres dans leur sac (ou leur poche) et d’autres sur la table, écran tourné contre la table.

Dans tous les cas le smartphone était en mode « ne pas déranger ».

Résultat ? Plus le smartphone était proche, moins l’étudiant performait.

La productivité c’est bien quand on accepte nos limites. 

Chercher la productivité sans limites c’est une manière exceptionnelle de sombrer dans le piège de l’efficience. On n’aura jamais les ressources suffisantes pour venir à bout de notre dernier désir.

Pour être intelligemment productif, pensez à payer votre corps en premier. Un corps qui reste trop longtemps en dehors de ses limites surchauffe et craque.

Pensez à corriger vos systèmes élémentaires défaillants qui passent inaperçus au quotidien, mais dilapident vos ressources avec régularité. Écoutez-vous parler en identifiant vos « Jamais » et « Toujours ».

Puis.. Protégez votre première heure des activités surstimulantes.

Si vous voulez aller (beaucoup) plus loin, découvrez les 10 lois de l’Organisologie qui vous permettront de développer une productivité intelligente.

Julien pour Les Défis des Filles Zen