Bien gérer son temps : 4 étapes, 10 astuces, un outil magique!

Récemment, j’ai organisé un petit sondage sur le blog pour connaître vos problématiques essentielles… et devinez ce qui ressort assez largement en tête de vos préoccupations? Mieux s’organiser et bien gérer son temps pour avancer même quand on est une femme débordée. Pour répondre de manière pratique à cette question, j’ai le plaisir d’accueillir pour la première fois un article écrit par des invitées… de grande valeur : Florence du blog HappyFlow et Judith du blog Maman s’organise.

Sur son blog Happy Flow, Florence partage avec vous sa nouvelle vie… qu’elle a décidé de reprendre en mains après une remise en question il y a deux ans. Elle partage avec nous la création de son agenda idéal, un projet que je suis fière de soutenir!

Judith Crillen est l’auteure du blog Maman s’organise sur lequel elle propose une multitude de conseils pour alléger sa vie de maman débordée! Elle vient également de publier le livre Detox ta maison dans lequel elle prodigue des conseils pour désencombrer et ranger son intérieur.

Florence et Judith partagent avec vous dans cet article à quatre mains leurs secrets d’organisation et de gestion du temps pour les filles débordées.

Bien gérer son temps … c’est prioriser!

Le temps n’est pas élastique, j’imagine que, comme nous, vous vous en êtes aperçues… Souvent, vous vous dites « je n’ai pas le temps », « le temps passe trop viiite » et « si j’avais plus de temps »… Vous vous convainquez vous-même que ce n’est pas votre faute, il n’y a pas assez de temps dans une journée tout simplement ! Ce qui est incroyable, c’est que nous avons toutes le même nombres d’heures dans une journée !

Einstein, Mère Teresa ou encore Steve Jobs, eux aussi avaient 24 heures dans une journée. Quel était leur secret ?

Reprendre la responsabilité de sa vie, de son temps. C’est ça la clé ! Accepter qu’il y ait autant d’heures dans une journée et que nous sommes responsables de ce que nous choisissons de faire ou de ne pas faire. Et oui, tout réside dans l’intention de faire de notre gestion du temps une priorité : porter consciemment notre attention sur ce qui est vraiment important pour nous, définir ce qui est prioritaire pour nous et pourquoi c’est vraiment important, et garder ce fil rouge en tête, chaque jour, chaque heure… Alors comment faire en sorte que le temps redevienne votre allié ?

Florence : Personnellement je m’entraîne à changer mon vocabulaire et je remplace les « je n’ai pas le temps de… » par « je choisis de faire ceci en priorité » ou « ceci n’est actuellement pas ma priorité ». Je reprend les rênes de ma vie et cela me fait un bien fou !

Judith : De mon côté, et cela rejoint un peu ce que vient de dire Florence, plutôt que d’essayer de “trouver” le temps, je le prends. Je n’ai pas encore trouvé du temps dans mes armoires, et pourtant j’en ai fait du rangement ! Donc, je décide de prendre le temps pour telle ou telle action. C’est une question de priorité, de choix, que je planifie à l’avance.

Bien gérer son temps… c’est passer à l’action

Il est important de garder en tête son ou ses intentions et ses choix, pour ensuite définir les objectifs à accomplir en priorité. Pour passer à l’action, décomposez vos objectifs en petites actions faciles à réaliser afin d’atteindre sereinement votre objectif.

Ces petites actions constituent en quelque sorte votre plan d’action. Chaque jour, mettez un point d’honneur à réaliser au moins une de ces petites actions. Suivre votre plan et réaliser une action par jour vous permettra de rester constamment connectées à l’essentiel, votre essentiel.

Cela vous sera beaucoup plus facile de prendre des décisions en conscience, et donc de les accepter et de passer à l’action ! Comme le dit si bien Mylène, « n’oubliez jamais qu’il vaut mieux faire un tout petit pas, ou un petit quelque chose d’imparfait, que rien du tout« !

Les 10 trucs et astuces de Florence et Judith pour bien gérer son temps

Pour garder le contrôle de votre temps, voici quelques trucs et astuces que Florence et Judith mettent en application avec succès dans leur quotidien.

* Dès le matin, planifiez les actions ou tâches les plus importantes à réaliser. Judith aime bien préparer sa journée la veille. Par exemple, préparer les vêtements des enfants, les cartables et les collations lorsqu’il y a école vous permettra de vivre des matins plus sereins.

* Définissez les tâches prioritaires et éliminez les tâches qui ne sont pas nécessaires. Par exemple, Judith a pris l’habitude de choisir 3 tâches prioritaires parmi celles qui sont en accord avec son objectif de la semaine. Et elle commence toujours par celle qu’elle juge la plus difficile pour elle.

* Faites une chose à la fois, c’est beaucoup plus efficace. Cela évite de vous éparpiller et d’avoir l’impression de ne pas avancer.

* Il vaut mieux planifier moins de tâches dans votre journée et avoir plus de temps pour vous au final, qu’en mettre trop et se sentir submergée ou déçue de ne pas avoir tout fait (Celle-là, les filles, je vais l’afficher sur mon plan de travail!)

* Avancez pas à pas, une petite action à la fois.

* Chronométrez le temps que vous prend chaque tâche pour pouvoir mieux estimer le temps nécessaire par la suite. Vous vous rendrez vite compte que vider le lave-vaisselle ou répondre au dernier mail d’un client prend rarement plus de 3 minutes, montre en main !

* Programmez maximum 50% ou 60% de votre temps. Il y a toujours des évènements imprévisibles. Gardez le temps restant pour gérer ces imprévus, vous reposer ou faire quelque chose d’agréable ! Cela vous permettra de ne pas vous épuiser inutilement et de toujours garder une marge de sécurité en cas de débordement sur l’horaire.

* Prenez le temps de vous féliciter régulièrement pour chaque action effectuée, chaque objectif atteint. Vous êtes formidables, ne l’oubliez pas !

* Accordez-vous une pause. Prenez le temps de souffler et de vous changer les idées. Au delà d’un certain temps, on devient forcément moins efficace, moins rapide, car nous sommes fatiguées. Il est donc important de faire des petites pauses régulièrement lors de tâches plus longues ou fastidieuses.

Bien gérer son temps… plan d’actions!

Un plan d’actions est là pour nous donner une direction. Il est essentiel de pouvoir adapter son plan pour continuer à avancer et ne pas reproduire les mêmes erreurs, de faire régulièrement un point et se poser quelques questions. Est-ce que j’ai atteint mes objectifs ? Si non, pourquoi ? Qu’est-ce que je peux améliorer pour la fois prochaine ? Qu’est-ce que j’ai appris ? Prenez un peu de temps fin de journée ou fin de semaine pour faire le point et redémarrer autrement les jours suivants.

Et un outil magique!

Florence : « La difficulté est de tenir sur la durée… C’est pourquoi j’ai ressenti le besoin de me créer un outil pour pouvoir constamment rester dans une attitude positive et organisée. J’avais besoin de quelque chose que je puisse emmener partout avec moi, une sorte de compagnon. L’agenda est pour moi l’outil ultime pour se simplifier la vie, aller à l’essentiel et tenir sur le long terme. L’agenda en version papier, me permet de prendre ma vie en main, de littéralement l’écrire, la créer.

J’y note chaque jour les choses importantes à faire, l’objectif que je me fixe cette semaine pour garder en tête ce qui est essentiel à mes yeux et ne pas le perdre de vue dans la quantité de choses à faire chaque jour. Cependant les agendas classiques ne permettent pas de rassembler tous les points que nous avons abordés dans cet article… Alors j’ai décidé de le créer !

Je vous propose aujourd’hui de le tester gratuitement ici. Et si vous voulez en savoir plus sur cet agenda en cours de création, rendez-vous sur happy-flow!

Judith : J’avoue que je suis très impatiente de pouvoir utiliser l’agenda que nous prépare Florence. Et comme je suis certaine qu’il sera magnifique, je le considère vraiment comme un outil qui pourra soutenir mon organisation personnelle, familiale et professionnelle.

Je voudrais ajouter que pour rester organisée sur le long terme, il est important de garder sa motivation intacte. Pour cela, j’applique les petites astuces dont nous avons parlé ci-dessus, mais pas seulement. J’ai aussi mis en place des routines, une routine du matin et une routine du soir.

Cela me permet de réaliser beaucoup plus sans m’en apercevoir vraiment et sans me poser de questions. En revanche, lorsque je sens que mon organisation laisse à désirer, je n’hésite pas à revoir mes plans et à ajuster mon plan d’action ou mes routines. Je pense qu’il est important de savoir se remettre en question. C’est aussi pour cela que je suis une adepte des défis car cela me motive au plus haut point.

Cela me permet de me dépasser, de tester d’autres manières de faire et d’entrevoir d’autres perspectives. Par exemple, c’est comme cela que j’ai adopté une nouvelle manière de désencombrer mon intérieur : le minsgame (http://www.mamansorganise.com/bilan-premier-minsgame/), les méthodes habituelles me motivant beaucoup moins!

Et puisque bien gérer son temps aide à diminuer le stress, limiter les Burn-out et avoir une vie plus zen, on n’a pas résisté à l’envie de vous donner deux petites astuces supplémentaires pour vous aider ! Suivez le guide !

Ne pas se laisser distraire

Le vrai problème lorsqu’on a l’impression de manquer de temps et de ne pas savoir le gérer, c’est en réalité que nous nous laissons facilement distraire… Et l’impact que peut avoir une simple sonnerie de téléphone sur notre concentration est trop sous-estimé.

Pire, selon une étude de l’université de Chicago, la simple présence à portée de main de notre smartphone aurait un impact sur notre capacité à nous concentrer. Donc stop, lorsqu’on souhaite bien gérer son temps, on limite les distractions :

• On éloigne son téléphone
• On se donne des objectifs et l’on s’y tient : consultation des SMS, mails, réseaux sociaux toutes les heures ou toutes les deux heures
• On se fixe une heure précise pour réaliser sa pause et manger
• On explique à ses proches que l’on n’est pas disponible de telle heure à telle heure

La méthode du 80/20 pour bien gérer son temps

Cette loi, nous en avons déjà toutes entendu parler. En business, c’est un principe qui consiste à dire que 80 % des résultats sont obtenus par seulement 20% du travail. Cette loi est donc facilement déclinable à nos tâches quotidiennes, personnelles ou professionnelles.

La technique pour bien gérer son temps est alors d’identifier quelles tâches sont essentielles et vous apportent vraiment du résultat, et quelles tâches sont accessoires et facilement supprimables de votre emploi du temps. Pour certaines, au niveau professionnel ce sera d’arrêter de faire des devis à des clients non qualifiés. Pour d’autres, au niveau personnel, ce sera de limiter le temps passé sur les réseaux sociaux…

Je vous dis un grand merci Florence et Judith pour cet article de grande qualité… je ne vous cache pas que j’ai pris quelques notes en le lisant, car ces sujets sont essentiels! Et je suis persuadée qu’avec une bonne organisation et de bons outils, on peut réellement reprendre sa vie en mains et la changer en douceur!

Alors plus d’excuses les filles zen, vous avez toutes les cartes en mains pour bien gérer votre temps, désormais ! Quelles recommandations avez-vous déjà testées ? Elles ont fonctionné ?