Mieux s’organiser en 5 exercices

Depuis la naissance de mon deuxième enfant et la création de ce blog, mieux m’organiser au quotidien est devenu une priorité. L’impression de manquer de temps, d’avoir toujours un tas de petites choses à faire qui traînent, de ne jamais en venir à bout et d’être débordée… vous connaissez? La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions! Alors, ne laissez pas cela s’installer et devenir une habitude. Apprendre à gérer le stress causé par une mauvaise organisation, c’est bien, mais pourquoi ne pas agir en amont et adopter une organisation quotidienne béton?

Et comme vous souffrez du manque de temps, je vous propose 5 exercices courts et concrets pour commencer dès maintenant à mieux vous organiser.

 

Prêtes? Partez!

Jeu #1. J’écoule le stock

Durée: 30 minutes (minimum) / Matériel: feuille, stylo, agenda, téléphone.

Cet exercice est une véritable méthode pour enfin se débarrasser de toutes les petites tâches qu’on traîne derrière soi.

Installez-vous au calme avec une trentaine de minutes devant vous. Listez par écrit toutes les tâches que vous avez en attente, en faisant le tour de la maison si nécessaire, pièce par pièce et placard après placard. Listez les rendez-vous à prendre, les courses à faire, les petits travaux ménagers, les grands tris que vous repoussez, les projets à mettre sur pied.

Sélectionnez et classez les cinq tâches les plus urgentes, en commençant par celle que vous aimez le moins faire. Divisez chaque tâche en opérations courtes d’une dizaine de minutes maximum, pour rester motivée.
Selon le temps dont vous disposez, commencez à exécuter les tâches, l’une après l’autre. Rayez-les de votre liste au fur et à mesure (c’est important pour se libérer l’esprit).
Prévoyez de faire une petite pause toutes les heures environ.

Puis planifiez les tâches et opérations que vous n’avez pas pu réaliser dans votre agenda, en créant des alertes sur votre téléphone pour ne pas les oublier si nécessaire.

Jeu #2. Je gère le flux en mode GTD

2 minutes au fil de l’eau / Matériel: agenda, téléphone.

Connaissez-vous le best-seller « Getting things done » de David Allen? Voici un exercice qui en est inspiré pour mieux s’organiser au quotidien… et qui a révolutionné ma vie!

Chaque fois qu’une nouvelle tâche vous est demandée, quelque soit son support (téléphone, mail, conversation, réflexion…), identifiez-la, puis posez-vous cette question:

Son exécution prendra-t-elle moins ou plus de 2 minutes?

a- OUI, pouvez-vous la réaliser maintenant (service ouvert, informations sous la mains)?
Si oui, faites-le tout de suite!
Si non, voir b-.

b- NON, programmez-la tout de suite et créez une alerte téléphonique pour vous en souvenir.

Les avantages:
– libérer son esprit des petites tâches qui traînent, et s’accumulent alors qu’elles sont courtes;
– libérer son esprit en planifiant toutes les autres, pour ne plus avoir à y penser constamment.

Jeu #3. Les objectifs gagnants

10 minutes / Matériel: liste de questions, feuille, stylo.

Inspiré du petit cahier d’exercices pour mieux s’organiser et vivre sans stress de Chrystel Petitcollin, cet exercice vous permettra de définir des objectifs gagnants.

Notre stress provient souvent du fait qu’on a l’impression de ne pas atteindre ses objectifs. Et dans 90% des cas, le problème vient de la mauvaise définition de nos objectifs.

Voici donc la liste des questions à se poser pour se fixer de bons objectifs.

Que voulez-vous? Quelle solution pour y parvenir? Définissez précisément ce que vous entendez par là. Comment saurez-vous que vous l’avez atteint?
(Clé 1: formuler son objectif en termes positifs.)

Où? Quand? Combien? Avec qui?
(Clé 2: le définir précisément et avec une échéance.)

Quand il sera réalisé, qu’entendrez-vous? Que verrez-vous? Comment le saurez-vous? Que ressentirez-vous à ce moment là?
(Clé 3: visualiser l’objectif par ses cinq sens, pour que l’envie de réussir prenne le pas sur la peur d’échouer.)

Quelles ressources avez-vous pour réussir? Quelles ressources devez-vous acquérir?
(Clé 4: l’objectif ne doit dépendre que de nous.)

Quel est le prix à payer pour l’atteindre, êtes-vous prêts?
(Clé 5: mesurer son impact sur notre vie.)

Jeu #4. Je taylorise

Mieux s'organiser
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Durée : 5 minutes avant votre tâche / Matériel: aucun.

L’idée de cet exercice est simplement d’adopter quelques astuces simples inspirées du taylorisme pour augmenter notre efficacité.

Prenez 5 minutes avant de vous lancer dans la prochaine action de votre « to-do list », et veillez à respecter les étapes suivantes… Gains de productivité garantis!

– rassembler tout le matériel dont vous allez avoir besoin avant de commencer à exécuter votre tâche;
– faire les opérations dans un ordre chronologique si cela s’y prête en limitant vos déplacements;
– couper toutes les sources de distraction autour de vous afin de ne pas être distraites (car on perd un temps infini à se replonger dans notre état de concentration);
– regrouper à la suite toutes vos tâches de même nature (exemple: coups de téléphone à passer, mails à envoyer, courses à faire…).

Sentez-vous la différence?

Jeu #5. 5 minutes!

Durée : une journée / Matériel: agenda, téléphone.

Notre organisme peut rapidement se fatiguer si au cours de la journée on enchaîne les tâches sans jamais s’arrêter… et d’autant plus vite si on a l’habitude de faire plusieurs choses à la fois, ou si l’on est interrompues régulièrement.
Il est donc important lorsqu’on prépare son programme de la journée de prévoir des moments de récupération.

Je vous conseille de faire cet exercice sur une journée, afin d’en percevoir les bénéfices.

Vous allez suivre votre programme et accomplir toutes vos tâches et activités aujourd’hui, à une petite différence près.
Vous allez simplement prévoir et vous imposer une pause de 5 minutes à chaque fois que vous changez d’activité. Ou si vous devez rester longtemps sur une même tâche, une fois par heure.
Profitez de ces 5 minutes pour souffler, ne rien faire, ou simplement vous rendre plus tranquillement d’un lieu à un autre.

Ces 5 minutes ne vous coûteront pas grand chose en terme de temps, bien au contraire.
Plus reposée, vous serez plus productive une fois revenue à vos dossiers.

Mieux s’organiser pour être moins stressée… c’est possible!
Je vous ai présenté 5 exercices pour améliorer efficacité et gestion des tâches… Qu’en pensez-vous? Que préférez-vous?

 

Vous avez aimé ces petits jeux? Vous adorerez le programme Les défis des filles zen!

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