Organiser son travail, lorsqu’on est une femme active et soucieuse de bien faire, c’est indispensable. Et si nous n’avons pas toujours la main sur notre charge de travail, par contre, nous avons toujours la possibilité de la planifier, de l’organiser, même si une des grandes difficultés que nous rencontrons est de parvenir à prendre du recul quand nous sommes submergées… Voilà pourquoi je vous propose 5 « trucs » pour organiser son travail qui s’appliquent à votre job, que vous soyez salariée, entrepreneuse, ou les 2 !

Mes 5 astuces pour organiser son travail efficacement et gagner du temps

• Je fais le bilan détaillé de mon emploi du temps

Mieux organiser son travail passe déjà par une connaissance parfaite de la totalité de ses tâches.

Je vous propose donc de prendre le temps, tous les jours, de noter ce que vous faites (sans rien oublier, même le courrier, les mails, les pauses…), quart d’heure par quart d’heure. Vous pouvez penser que c’est contraignant, mais je vous assure, pour l’avoir pratiqué (et le faire toujours !), c’est rapide si vous le faites régulièrement.

Je vous conseille d’avoir votre agenda sous les yeux ou à portée de main. Moi, par exemple, je me suis créé un fichier, avec des couleurs qui me plaisent, agréable à regarder et à compléter !

Ensuite, consacrez 15 minutes par jour à faire l’analyse : sur quoi j’ai passé mon temps ? Est-ce que c’était conforme à mon agenda initial ? Est-ce que j’ai perdu du temps sur un sujet ?

Au fur et à mesure de la semaine, vous aurez une vision plus claire de votre organisation, et notamment de votre capacité à vous fixer des objectifs réalisables… dans les temps.

• Je réfléchis à ce que je peux déléguer

Connaissez-vous la matrice d’Eisenhower? Elle est particulièrement utile pour qui veut organiser son travail et gagner en efficacité. Je vous propose donc de la découvrir et de prendre l’habitude de l’utiliser pour optimiser votre temps et:

• éliminer ce qui n’est ni urgent ni important;
• déléguer ce qui peut l’être;
• vous concentrer sur la planification et l’action.

Le risque est de penser que la partie « Déléguer » n’est pas réalisable si nous sommes salariées sans équipe ou entrepreneuses. Mon expérience me démontre pourtant le contraire : en effet, pour les tâches chronophages (et qui en plus ne nous intéressent pas forcément 😉 nous avons toujours des moyens de déléguer. Gardez les missions pour lesquelles vous apportez une valeur ajoutée.

Je garde toujours en tête ce schéma de gestion de l’important et de l’urgent lorsque j’organise ma semaine en complétant ma « to do list » !

• Je demande de l’aide

Organiser son travail, ce peut être aussi reconnaître qu’on a besoin d’aide. Cette astuce concerne celles qui n’ont pas toujours la main sur l’organisation de leur temps.

En tant que salariée, si malgré les optimisations que vous avez apportées, vous n’arrivez pas à tout faire, parlez-en avec votre responsable ou vos collègues, ils pourront vous apporter des idées auxquelles vous n’aviez pas pensé (mon dernier exemple date de cette semaine :-). La façon de présenter les choses aura son importance.

Choisissez plutôt un « est-ce que l’on peut prendre un peu de temps ensemble pour que tu m’aides à y voir plus clair sur mes priorités ? » qu’un « je n’en peux plus, je ne peux plus tout gérer, il faut que tu fasses des choix ! ».

Les avantages de la première approche : je suis dans une approche constructive, qui facilite les échanges 🙂

• Je m’impose des limites

Cette astuce s’adresse à celles qui comme moi, pourraient avoir des journées de 36 heures et malgré tout, ne pas réussir à tout gérer :-)) Face à ces journées surchargées, je structure mon agenda pour préserver mon temps, mon équilibre et mon bien-être.

Au travail, mes collègues savent que 2 fois par semaine, je pars plus tôt, pour récupérer mes enfants à l’école et passer une soirée « normale » : devoirs, bain, dîner, rituels du soir avec les enfants, soirée tranquille avec mon mari. Et je n’ai jamais eu de reproche ou d’incompréhension.

Selon votre activité (déplacements, horaires décalés, contacts avec des personnes qui ont différents fuseaux horaires) vous devez rester flexible, par exemple, partir plus tôt deux soirs dans la semaine et prévoir de rester plus tard si besoin les autres soirs.

Organiser son travail, c’est aussi déterminer votre organisation idéale (plutôt du matin ou du soir), celle qui vous correspond et avec laquelle vous vous sentez bien. Cela demande souvent des tests, des réajustements, mais quand vous avez trouvé votre bonne organisation, c’est beaucoup plus facile et vous n’avez plus cette impression d’être débordée !

• J’en profite

Voici mon dernier truc, et je pense qu’il est le plus important ! Pour la majorité d’entre nous, notre job nous plait, nous épanouit, même si nous jouons les équilibristes. Donc ma recommandation est de prendre du plaisir dans ce que vous faites. Bien entendu, 100% de votre job n’est pas toujours intéressant, mais au moins plus de 60% (si ce n’est pas le cas, une petite réflexion sur ce que vous voulez faire s’impose !).

Et il n’y a pas que le travail au travail ! Pour ceux qui ont des collègues ou travaillent en communauté, accordez-vous des temps de pause pour échanger avec eux, faites du sport ensemble, prévoyez des déjeuners…et appréciez ces moments que vous avez choisis !

Et puisque que chez les Filles Zen on est de vraies bosseuses, voici un petit bonus pour réussir à organiser son travail et booster sa productivité !

Écouter son biorythme

L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt !

On est plus efficaces le matin !

J’ai souvent eu ce débat avec mes proches et tous sont unanimes : si l’on veut organiser son travail correctement, il faut se lever tôt. Et bien voici une idée reçue dont il est temps de se débarrasser !

Pour organiser son travail et être vraiment efficace, il faut s’écouter, écouter son «biorythme» ! Car là où certaines seront d’attaque dès 6h30, d’autres ne pourront pas réussir à se concentrer avant 9h ou 10h et parviendront à travailler tard le soir ! Et ce n’est pas pour cela qu’elles travailleront moins bien, au contraire.

En écoutant son rythme, notre corps est plus apte à nous aider à atteindre nos objectifs : pensez-y la prochaine fois qu’on vous dira que vous êtes « décalée », niveau horaire !

Ranger méthodiquement son bureau : vraiment utile ?

Cette astuce paraît simple… et pourtant, elle est très nuancée ! Il y a encore peu de temps, on pensait toutes qu’un bureau bien rangé était un signe ultime de productivité et d’efficacité… Et bien non ! Là où certaines auront besoin d’un bureau méticuleusement organisé, certaines auront besoin d’un bureau mal rangé pour faire parler leur créativité…

Travailler dans un environnement en ordre n’est donc pas la clé magique pour organiser son travail et améliorer son efficacité… Les personnes qui rangeraient parfaitement leur bureau seraient même moins productives : en effet, le temps passé à l’ordonner représente un temps de travail en moins, et une dispersion de l’esprit.

Malgré tout, il y a des bases à respecter ! Sur votre bureau, vous devez impérativement avoir votre liste de choses à faire dans la journée (ou la semaine) qui soit mise en évidence. Post-it ou agenda, impossible de faire l’impasse sur l’endroit où vous laissez cet outil indispensable. Il doit toujours être facile à trouver !

Et si votre bureau en lui-même peut être submergé par plusieurs dossiers, crayons, livres et autres documents, vous devez en revanche prendre soin de l’ambiance de votre environnement général ! Couleurs, plantes, décoration : ne sous-estimez pas les pouvoirs du feng-shui et du rangement pour vous aider dans votre organisation 😉

De quoi en déculpabiliser plus d’une, non ?

J’espère que ces conseils vous aideront à reprendre pied, et à vous sentir plus organisée au travail. Appliquiez-vous déjà ces conseils, lesquels vous ont semblé les plus pertinents?

Anne, Maman très active de 2 enfants adorables (mais épuisants !), presque 40 ans (mais pas encore !), amoureuse de mon mari (presque !) parfait, même si j’étais d’un naturel peu organisé, j’ai appris à mettre en place une organisation qui me convienne pour être heureuse ! Convaincue que l’on peut être épanouie au travail et à la maison (ce que j’expérimente toujours en tant que DRH d’un groupe international), j’ai eu envie d’accompagner les femmes hyperactives qui recherchent cet équilibre à travers une organisation personnelle et familiale au service de leurs envies et aspirations ! J’ai donc créé « Keep Calm and Enjoy…by Anne » et je me suis lancée !

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